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パソコン

ストテキス 情報共有とは何か

情報共有とは、必要な業務を遂行するため、各個人の保有する知識や情報、ノウハウなどを仲間が閲覧できるように伝達し、共有することです。
その性質上、膨大な種類の資料や情報を必要とする業務や、長期間にわたって行われる業務を行う際に、最もその効力を発揮すると言えるものです。
情報共有は、日常的な報告や連絡などの業務から関係者同士のコミュニケーションを図ることまで、様々に役立てることが出来るものです。
情報共有の上手さで、業務の効率や出来は随分変わると言えるでしょう。

グループウェアとは
一般に、今までの情報共有は紙面上において行われていたものでした。
紙で行う場合、資料の保管場所の確保や情報を検索する手間、また情報を共有する関係者が多いほど伝達に時間がかかってしまっていたのです。
そこで、グループウェアを使って行われるようになったのです。
グループウェアとは、組織内に構築されたコンピュータネットワークを利用し、情報を共有するシステムソフトウェアです。
グループウェアはネットワークを利用する性質上、大量の資料を多くの関係者と一度に共有できるようなシステムとなっているのです。

会議

ストテキス ワークフローについて

グループウェアの利便性や効率をさらに高めるために使われているのが、ワークフローシステムです。
ワークフローとは、あらかじめ決められた手続の処理手順を自動で行うシステムのことです。
書類の手続きや計算・集計などを自動化することが出来るため、大幅なコスト削減と作業の高速化が出来るのです。
またワークフローシステムにより、効率だけでなく正確性も強化でき、作業履歴を保存できるため、内部統制の強化にもその効果を発揮するのです。

手帳

ストテキス 一番大切なこと

社会人として仕事をする中で一番大切なことはホウ、レン、ソウという情報共有です。
報告、連絡、相談は社会人になって最初に習うことで、仕事をする上での基本であり大変重要なことです。
企業で起こるミスのほとんどは情報共有が原因で起こり、「知らなかった」「聞いていない」「意味を取り違えた」などから大きなミスになっていきます。
ですが毎日外出したり、オフィスの場所が違っていたりして情報共有をしたくてもできない場合がたくさんあります。

システムで共有
そんな中、最近多くの企業がグループウェアというシステムを導入しています。
グループウェアとはメール機能以外にスケジュール管理機能、ToDoリスト機能、掲示板などの機能が使えるシステムで、社員個々の情報が詰まっています。
グループウェアで社員の情報を共有することで会社全体のワークフローがわかります。
また、社員同士のコミュニケーションツールとしても使えます。
そしてワークフローが明確に把握できることで企業の問題も見えてきます。

キーボード

ストテキス 改善するために

企業の業務改善を行い効率化を図る為にはまずワークフローを把握することが重要です。
ワークフローを把握して問題を見つけ必要ない部分はなくし、より必要なことだけを効率よく行えるようになります。
グループウェアへのニーズは年々増加しており、多くの企業がこの情報共有システムを開発、販売しています。
中には無料でお試しできるものもあります。
一度無料のシステムを使用してみて企業の発展やワークフロー把握のために必要性を感じれば本格的なものを導入することをおすすめします。